MEMO
A. Apa itu memo?Memo atau memorandum adalah :
Sebuah dokumen yang digunakan untuk berkomunikasi didalam organisasi,memo biasanya pendek dan berisi untuk,dari,tanggal,perihal dan isi pesan
Memo tidak harus ditandatangani oleh pengirim tetapi terkadang pengirim menaruh namanya sebagai tanda yang terletak diakhir memo paling bawah untuk informal/bersahabat,atau pengirim menaruh nama lengkap agar lebih formal. Jika ragu ikuti prosedur yang ada di perusahaan
B. Kenapa harus menulis memo ?
Memo digunakan dan diperlukan ketika email atau pesan tidak cocok dikondisi tertentu,contohnya : jika kamu mengirimkan sebuah objek,seperti buku atau kertas yang harus ditandatangani langsung oleh internal (bagian dalam pesan di kantor) , kamu dapat menggunakan memo sebagai catatan untuk menjelaskan kepada penerima apa yang harus dilakukan.
C. Bagaimana cara menulis memo ?
Memo harus memiliki beberapa bagian dan isi berikut ini :
1. “Kepada” berisikan nama penerima yang dituju.untuk memo tidak formal,si penerima memberikan nama misalnya “untuk andy”,itu sudah cukup. Selanjutnya , untuk memo yang formal menggunakan nama lengkap penerima. Jika penerima dari department lain maka harus menggunakan nama lengkap serta nama departmentnya. Penggunaan nama lengkap tidak harus menggunakan Tuan,Nyonya atau Nona kecuali memo yang dibuat adalah sangat formal.
2. Bagian “Dari” berisikan nama pengirim. Untuk memo tidak formal,nama si pengirim seperti “Dari : Bil” itu sudah cukup. Untuk memo yang formal penggunaan nama si pengirim harus menggunakan nama lengkap. Jika penerima berasal dari department lain maka gunakan nama lengkap dan nama department. Biasanya,penggunaan nama tersebut tidak harus disertakan nama tuan,nyonya atau nona kecuali memo yang dibuat adalah sangat formal.
3. Bagian “tanggal” , untuk menghidari kebingungan antara gaya bahasa ‘british’ dan ‘amerika’ dalam sistematika penanggalan maka penulisan bulan menggunakan kata atau sebuah singkatan seperti ‘january’ atau ‘jan’.
4 .Bagian “perihal” .
5. Isi pesan
Terkecuali memo adalah sebuah catatan singkat,memo yang terorganisir dan baik harus mengikuti isi berikut ini :
Situasi : sebuah pendahuluan atau tujuan memo.
Masalah (tambahan) : contohnya “sehubungan dengan pemindahan kantor baru di Kowloon Bay,pekerja memiliki kesulitan untuk mencari tempat terdekat untuk membeli makan siang”.
Solusi (tambahan) : contohnya “penyediaan mesin microwave/mesin oven di bagian dapur maka staff dapat membawa bekal makanan mereka sendiri dan menghangatkan kembali makanan mereka”.
Aksi : seperti halnya dengan solusi atau sebagai dari bagian solusi kebutuhan si penerima untuk dilaksanakan,seperti “kami sagat berterima kasih jika kamu mengizinkan kenaikan sebesar $3000”.
Kesopanan : untuk menghindari penolakan si penerima untuk mengambil aksi / tindakan yang kamu inginkan,hal itu sangat penting untuk mengakhiri dengan sebuah kata sopan misalnya, “sekali lagu,terima kasih untuk bantuannya” atau tidak lebih formalnya seperti “Terima kasih”.
6. Tanda tangan (hanya tambahan).
