Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan
atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain,
baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi,
instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan,
laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
Pengertian Surat Menyurat
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan
hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya.
Dan dilaksanakan dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini
disebut juga dengan istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak
saja yang mengirimkan surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau
tanggapan dari pihak lainnya hal ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat
menyurat. Setiap kerja perorangan apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja
sama dengan pihak lain untuk mencapai tujuannya.
Mengenal Bahasa Surat
Pada hakekatnya surat itu adalah suatu karangan yang
berupa perumusan dalam bentuk tertulis tentang pernyataan, pemikiran,
permintaan, atau hal-hal yang ingin disampaikan kepada pihak penerima surat.
Karena surat sebagai karangan, maka suratpun harus memenuhi berbagai ketentuan
mengenai penyusunan karangan ataupun komposisi seperti tema, tata bahasa,
kalimat, alinea, gaya bahasa dan penggunaan tanda baca. Sebagai karangan surat
dapat disusun secara :
1. Deduktif yaitu dimana penulis terlebih dulu
melaporkan pokok permasalahannya, kemudian baru dikemukakan penjelasannya atau
alasan-alasannya.
2. Induktif adalah penyusunan kalimat-kalimat dimana
terlebih dulu dikemukakan alasan-alasannya, baru kemudian melaporkan
pokok-pokok masalahnya.
Jenis-jenis Surat
1. Berdasarkan
Sifat Surat
Berdasarkan sifatnya surat dapat digolongkan menjadi
lima jenis yaitu :
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat-surat yang bersifat
kekeluargaan, surat-surat yang berisi masalah keluarga, baik tentang kesehatan,
keuangan keluarga dan sebagainya.
b. Surat Dinas Pribadi
Surat dinas pribadi disebut juga surat setengah resmi
adalah surat-surat yang dikirimkan dari seseorang atau pribadi kepada
instansi-instansi, perusahaan-perusahaan, ataupun jawatan-jawatan.
c. Surat Dinas Swasta
Surat dinas swasta disebut juga surat resmi adalah
surat-surat yang dibuat oleh instansi-instansi swasta, yang dikirimkan untuk
para karyawannya ataupun untuk para relasinya atau langganannya atau instansi
–instansi lain yang terkait.
d. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang berisi, soal-soal
perdagangan yang dibuat oleh perusahaan yang dikirimkan kepada para
langganannya.
e. Surat Dinas Pemerintah
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan
formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan
administrasi dalam suatu instansi Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai
dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti
sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat
keputusan dan surat instruksi Ciri-ciri surat dinas:
Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor
pembuat surat
Format surat tertentu
2. Berdasarkan
Wujud Surat
Penggolongan surat berdasarkan wujudnya dapat dibagi
kedalam tujuh jenis, yaitu :
a. Surat Yang
menggunakan Kartu Pos
Kartu pos adalah blanko yang dikeluarkan oleh Perum
Postel atau instansi lain yang telah diberi izin Perum Postel untuk mencetaknya
asal sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan Perum Postel.
b. Warkat Pos
Warkat pos adalah sehelai kertas yang telah dicetak
dengan memakai lambaga dan petunjuk penulisan berita, yang dikeluarkan oleh
perum postel atau instansi lain yang telah diberi izin.
c. Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat-surat yang isinya atau
beritanya ditulis pada kertas lain, kemudian kertas surat tersebut dimasukkan
kedalam sampul atau amplop.
d. Surat Terbuka dan Surat Tertutup
Surat terbuka adalah surat-surat yang isinya dapat
dibaca oleh umum misalnya, surat dari pembaca kepada pembaca atau surat yang
dikirimkan oleh pembaca untuk pemerintah, instansi lain, melalui redaksi surat
kabar, majalah, tabloid, dan sebagainya.
e. Memorandum dan Nota
Memorandum adalah salah satu alat komunikasi berupa
surat-surat dilingkungan dinas yang penyampaiannya tidak resmi dan digunakan
secara intern (didalam lingkungan sendiri baik perusahaan ,instansi lainnya).
Nota adalah merupakan alat komunikasi kedinasan antara pejabat dari suatu unit
organisasi yang digunakan secara intern dalam lingkungan sendiri, tetapi
bersifat resmi.
f. Telegram
Telegram adalah suatu alat komunikasi dengan cara
menyampaikan berita-berita melalui radio atau pesawat telegram mengenai sesuatu
hal yang perlu segera mendapat penyelesaian dengan cepat. Isi telegram berupa
tulisan-tulisan singkat yang dikirimkan dari jarak jauh.
g. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat-surat yang isinya tidak
mengandung rahasia walaupun terbaca oleh orang lain, seperti surat undangan
pernikahan atau khitanan, surat pertemuan para siswa untuk rekreasi dan
sebagainya.
3. Berdasarkan Keamanan Isinya.
Berdasarkan keamanan isinya, surat dapat digolongkan menjadi tiga jenis yaitu :
a. Surat Sangat Rahasia
Surat-surat yang digunakan untuk surat-surat yang
berhubungan dengan keamanan Negara atau surat-surat yang berupa Dokumen Negara,
sehingga bila surat ini jatuh ketangan yang tidak berhak maka akan membahayakan
masyarakat atau Bangsa dan Negara.
b. Surat Rahasia
Surat-surat yang isinya harus dirahasiakan, tidak boleh dibaca oleh orang lain,
karena bila jatuh ketangan orang yang tidak berhak, akan merugikan perusahaan
atau instansi tersebut.
c. Surat konfidensial
Surat-surat yang termasuk surat rahasia juga, karena isinya tidak boleh
diketahui orang lain cukup hanya diketahui oleh pejabat yang bersangkutan,
karena kalau jatuh kepada orang yang tidak berhak akan mencemarkan nama baik
orang tersebut. Contohnya surat laporan tentang karyawan yang korupsi.
4. Berdasarkan Proses Penyelesaiannya
Surat berdasarkan proses penyelesaiannya dapat digolongkan menjadi tiga jenis,
yaitu:
a. Surat
Sangat Segera atau Surat Kilat.
Surat yang harus dikirimkan dengan sangat segera atau kilat adalah surat yang
harus ditangani secepat mungkin pada kesempatan yang pertama karena surat ini
harus segera dikirimkan secepatnya karena penerima harus cepat menanggapi dan
menyelesaikannya.
b. Surat Segera
Surat yang secepatnya diselesaikan tetapi tidak perlu pada kesempatan yang
pertama dan segera dikirimkan supaya mendapat tanggapan dan penyelesainya dari
pihak penerima.
c. Surat Biasa
Surat-surat yang tidak perlu tergesa-gesa untuk penyelesaian karena tidak perlu
mendapat tanggapan yang secepatnya dari penerima.
5. Berdasarkan Dinas Pos
Surat berdasarkan pos dapat digolongkan menjadi :
a. Surat
Biasa
Surat yang menurut penggolongan dinas pos, surat
yang dibuat oleh seseorang yang isinya atau sifatnya biasa atau tidak begitu
penting, karena pada umumnya surat ini tidak perlu mendapat tanggapan yang
secepatnya dari penerima, dengan demikian surat-surat ini penyampaiannya kepada
tujuan atau penerima waktunya tidak dipastikan, tetapi biaya yang dikenakan
dinas pos, prangkonya cukup murah.
b. Surat Kilat
Surat-surat yang secepatnya ditangani supaya mendapat
tanggapan dan penyelesaian yang secepatnya pula dari penerima. Oleh karena itu
surat kilat cara penyampaiannya, ongkos pengirimannya atau prangkonya lebih
mahal dari surat biasa.
c. Surat Kilat
Khusus
Surat-surat yang dibuat seseorang yang isinya
sangat penting dan harus segera ditangani supaya mendapat tanggapan dan
penyelesaian yang secepatnya dari penerima .
d. Surat tercatat
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
sangat penting, sehingga harus segera ditangani dan diselesaikan secepatnya
supaya surat tersebut mendapat tanggapan dan penyelesaian secepatnya pula dari
pihak penerima, surat inipun hampir sama dengan kilat khusus, cara
penyampaiannya oleh dinas pos sangat diutamakan ongkosnya atau prangkonya
mahal.
Ciri-Ciri Bahasa Surat
Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas
isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan
berikut ini:
Jelas
Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah
dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga
data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan.
Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu
kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan
pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda
baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah
asing.
Lugas
Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple).
Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang
digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang
pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara
tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.
Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar
diperoleh bahasa surat yang lugas adalah sebagai berikut:
1) Menghilangkan
unsur-unsur yang tidak diperlukan
2) Menghilangkan
basa-basi
3) Menambahkan unsur
penjelas yang hilang
4) Menggunakan istilah
yang biasa digunakan dalam surat niaga
5) Menempatkan tanda
baca yang tepat
Menarik dan Sopan
Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas,
jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah
using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang
lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan
nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang
digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa
yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.
Sumber :